¿Por qué usar una agenda?

¿Por qué recomiendo llevar una agenda?

Creo que la agenda es mi cosa preferida en el mundo. La agenda > mi familia. Y bueno, si mi familia me avisara las cosas que tengo que hacer ordenadas y con colorcitos, tal vez consideraría cambiar el orden.
Cuando se habla de organización, suelen circular ideas del estilo: “si llevo una agenda me voy a convertir en un robot” o “no quiero tener mi vida planificada”. Y lo entiendo completamente, pero justamente la idea de organizarse tiene que ver con poder tener más tiempo libre para hacer las cosas que son importantes para nosotros.
Querría contarte algunas cosas que noto que suceden desde que llevo una agenda:

• No me olvido de cosas de trabajo, ni de si había quedado con mis amigos, o de si tengo un turno médico.
• No tengo la sensación constante de que me estoy olvidando de algo (oh, qué fea esa sensación).
• Me puedo dar una idea de lo que me espera en la semana, y me permite no sobrecargarme de actividades.
• No pierdo tiempo extra. Olvidarnos o postergar cosas hace que muchas veces después tengamos que destinar mucho más tiempo para resolverlas. Por ejemplo, si te pasaste de la fecha para hacer un trámite que tenías que hacer, probablemente tengas que hacer otro trámite extra (más tiempo, a veces más dinero, siempre más hartazgo).

Algunos consejos

Si te convencí de unirte a mi secta agendicia, te dejo algunos consejos que te pueden ayudar. Están basados en mi experiencia personal, y no es la única manera de hacerlo. Así que sentite libre de tomar los que creas útiles y decir “¿qué bosta es esto?” con los otros. Entonces, he aquí algunas cosas que creo que son buenas ideas:

• Una agenda to rule them all: intentar tener solo UNA agenda para todas las actividades. A veces queremos tener una agenda para el trabajo, otra para las actividades diarias, otra para eventos sociales. El asunto es que poder tener todos los eventos visibles ayuda a tener un mejor panorama de lo que van a ser nuestros próximos días, y reducimos la probabilidad de que agendemos un evento sobre otro evento ya existente.
• Separarse días y horarios para ciertas actividades: Si hacés varias actividades, si estás emprendiendo o si tenés un proyecto, podés probar separarte días y horarios específicos para eso. Por ejemplo, yo sé que los lunes después de comer escribo algo para Proyecto Hábitos.
• Agendar las cosas que queremos hacer: Es importante agendar las cosas que no son obligatorias de hacer. Por ejemplo, a principio de semana o el domingo a la noche podés tomarte un ratito para agendar el momento en el cual vayas a hacer ejercicio, ordenar y limpiar tu casa, o cocinar en cantidad para la semana.
• Agendar cosas que tenés que hacer: Podés agendar también cosas que tenés que hacer y solés olvidar. Yo todos los días 31 tengo agendado “facturar”, y los días 18 tengo agendado “pagar monotributo” (porque no me toma el débito automático).
• No agendar sobre lo agendado: Y ahora la parte realmente importante y desafiante: no agendar nada sobre eso que ya agendaste. Si tu amigo Toribio te dice de tomar un café el lunes a las 18hs, y ves que a esa hora tenés agendado hacer ejercicio o trabajar en tu proyecto, la sugerencia es que intentes agendar el café para otro momento. La idea es ser flexibles, pero únicamente cuando es necesario.
• Establecer ciertos límites de antemano si es necesario: Durante mucho tiempo atendí consultantes hasta las 21hs, y era algo que me dejaba muy agotada. Cuando se liberaba el espacio en mi agenda porque daba un alta, decía rozagante “¡ahora sí! Por fin termino a las 20hs de trabajar”. A los días me escribía un consultante que solo podía por la tarde, y terminaba dándole el horario porque lo veía libre, y me daba cierta culpa no ofrecérselo. Lo resolví agendando de 20 a 21 “no des este horario”, y eso me recordaba que me había puesto ese límite por algo.
• Agendar en el momento: Si una amiga te dice «el sábado es mi cumpleaños», es buena idea que lo agendes en el momento. Muchas veces pensamos que nos vamos a acordar más tarde pero, como no siempre es así, es una buena práctica poder hacerlo ni bien surge la actividad.

¿Cómo empiezo?

1. Eligiendo qué formato de agenda vas a utilizar.
   Puede ser en papel o digital, lo que te resulte más cómodo.
   Yo uso Google Calendar. Me parece una maravilla porque: a) puedo verlo tanto desde la computadora como desde el teléfono, y sé que siempre lo voy a tener a mano; b) te permite asignarle colores a los eventos para que visualmente sea más fácil distinguirlos (yo uso las siguientes categorías: pacientes, cursos, otras cosas de trabajo, turnos médicos y ejercicio); c) podés agendar con frecuencia diaria, semanal o mensual (es decir, no hace falta que agendes todos los días “trabajo”, sino que podés elegir la opción de que se repita diariamente); d) podés programar para que te suenen notificaciones con la anticipación que quieras.
2. Agendando los eventos obligatorios que ya tengas. Trabajo, turnos médicos, cursos, facultad.
3. De acuerdo a cómo quede la semana, agendar el resto de las actividades no obligatorias.
4. Cuando aparezcan recordatorios mentales del estilo “tengo que sacar un turno/tengo que llamar a la abuela/tengo que comprar el regalo de cumpleaños del tío del primo de Oscar”, agendarlo en el momento en un horario disponible.
5. Si por algún motivo no podés hacer la actividad, reagendar en el momento para otro horario.

Y lo más importante de todo: no te frustres. Aprender a seguir una agenda también es una habilidad. Implica que hagamos una actividad aún con el malestar por no querer hacerla, o de no hacer algo que consideramos más agradable. Sabemos que eso es difícil, así que no seas dura/o con vos. Empezá agendando cosas chiquitas, que no te supongan un esfuerzo muy grande, así vas notando las -lindas- consecuencias de no procrastinar. 

Hasta la próxima!